De nos jours, les problèmes de communication au sein des entreprises sont encore omniprésents. Ne pas les résoudre peut causer des dommages comme une perte de cohésion entre les équipes, une perte d’argent, de performance, de productivité et de motivation de la part des employés. Mais alors comment surmonter ces problèmes de communication ?
Les problèmes de communication en entreprises sont divisés en 4 parties :
- Compréhension : Bien connaitre les différentes composantes de l’entreprise, son rôle et ses attentes. Une mauvaise attention sur ses employés entraine une mauvaise compréhension et appréhension des enjeux.
- Clarté : Un manque de transparence lors de la transmission d’information entraine une information altérée. Un mauvais message diffusé peut être mal compris et générer des conflits provoquant un climat désagréable.
- Quantité et ponctualité : Trop ou pas assez d’informations, transmisses trop tôt ou trop tard génère des réactions excessives et des quiproquos pouvant distraire l’attention et l’implication de ses employés dans leur travail.
- Critères et normes : Établir une politique de communication au sein de l’entreprise est indispensable et nécessaire, pour réduire le partage de fausses informations et les erreurs
Comment surmonter ces problèmes ?
Chaque problème a sa solution. Ainsi, il existe de nombreuses astuces pour améliorer la communication au sein de son entreprise. Certaines seront plus efficaces que d’autres. Cependant, il est important qu’elles soient cohérentes avec la politique et la culture de votre entreprise.
Nos conseils pour les surmonter ces problèmes
- Être à l’écoute
Faire participer tous les membres de son équipe à l’élaboration et à l’organisation d’un projet, tout en prenant en considération les avis. Puis effectuer un feedback permet d’installer un climat de confiance et de fluidifier les échanges internes. Mieux vaut dire non qu’une absence de réponse.
- Une trace écrite
Établir des traces écrites sur papier ou informatique permet de conserver les informations importantes dans la tête des collaborateurs. Désigner une personne en charge de résumer chaque réunion ou présentation est une bonne pratique à adopter dans le processus d’amélioration de la communication interne. De plus, la mettre à disposition des salariés pour que les salariés puissent la consulter à tout moment. Toutefois la course à la trace écrite surcharge nos serveurs de mails inutiles ! Un saut dans le bureau voisin ou un appel téléphonique permet un échange direct sans risque d’incompréhension sur une tournure de phrase mal perçue.
- NTIC ou TIC
L’utilisation des technologies (comme l’application SHEQ Instant) pour améliorer la communication peut être une solution. On a souvent comme idée préconçue que adopter des outils informatique au sein d’une entreprise peut freiner la communication entre les intervenants. Ou encore que les smartphones/tablettes ne sont pas des outils de travail. Mais que ce sont des outils qui servent uniquement au divertissement personnel. Insuffisamment démocratisé dans le milieu professionnel, aujourd’hui la plupart des outils numériques permettent une amélioration de la communication. Soit la cohésion de vos équipes, des conditions de travail et votre performance. Une solution à portée de main et à ne pas négliger !
À retenir, ce n’est pas l’outil qui fait le professionnel mais il peut faire la différence selon son usage et celle ou celui qui le manie.
