Vous réalisez des formulaires d’inspection ou des audits au quotidien ? Rédiger un audit prend du temps, ce processus est long et interminable. Une solution existe : SHEQ Instant est l’outil parfait pour rédiger des audits rapidement. Si vous souhaitez en savoir plus, alors cet article risque de vous intéresser. Sheq Instant va vous faciliter la vie.
Qu’est-ce que SHEQ Instant ?
Sheq Instant est une application d’inspection mobile qui aide à élever les normes de sécurité et de qualité dans l’ensemble de l’organisation en numérisant les listes de contrôle. Sheq Instant est le moyen le plus rapide pour auditer en déplacement. Cette application a été pensé et développé pour améliorer votre productivité en facilitant le processus de rédaction d’audit et ainsi vous faire gagner du temps.
Sheq Instant vous permet :
- Créer vos propres formulaires d’inspection quel que soit votre secteur d’activité.
- Analyser des situations et générer des rapports professionnels. Illustrer vos propos avec des photos et annoter-les en attribuant une note. Une fois votre audit terminé, enregistrer-le en toute sécurité sur votre compte.
- Synchroniser tous vos rapports de vérification sur notre plateforme web. Puis exporter-les en format Excel pour ensuite les partager à vos collaborateurs.
Comment utiliser SHEQ Instant ? Guide SHEQ Instant pour rédiger des audits rapidement
Application outil pour rédiger des audits rapidement
Inscription
Pour s’inscrire, il y a deux possibilités. Vous pouvez vous inscrire directement sur l’application mobile (disponible sur Google Play et Apple Store) ou sinon sur le site internet SHEQ Instant. Ensuite, il vous suffit de renseigner les informations nécessaires à l’inscription.
La page d’accueil
La liste de vos situations se retrouve sur la page d’accueil. Elles sont en attentes d’une synchronisation. La synchronisation nécessite une connexion internet. Pour synchroniser, il vous suffit d’appuyer sur le bouton bleu. Une fois vos situations synchronisées, vous pourrez les retrouver sur la partie Back Office (le site web) et ainsi les traitées.
Créer une situation
Ici, il vous faut compléter les informations. Dans un premier temps, vous devez sélectionner l’unité dans laquelle vous êtes affecté. Ensuite, sélectionnez le domaine de la situation que vous rencontrez (liste que vous pouvez entièrement paramétrer dans le Back Office). Puis, sélectionnez le type de la situation (liste prédéfinie en fonction du domaine de situation / liste également paramétrable). Evaluez la situation en cliquant sur les emojies. Prenez également des photos pour illustrer vos propos et commenter la situation.
Si vous êtes hors-connexion, cliquer sur le bouton jaune. Cela permettra de mettre en attente votre situation. Une fois votre connexion internet récupérée, vous pourrez ensuite synchroniser la situation. Cette fonctionnalité est le meilleur moyen pour rédiger des audits rapidement et facilement.
Le Back Office
Tableau De Bord
L’onglet Tableau De Bord, permet de visualiser vos situations crées sous formes de différents graphiques.
- Nombre d’utilisateurs
- Répartition des relevés selon les entités
- Répartition des relevés en bonnes et moins bonnes pratiques
- …
Tous ces éléments sont exportables pour une exploitation adaptée à votre besoin.
Relevés De Situations
Dans ce deuxième onglet, vous y retrouverez l’ensemble des situations que vous avez synchronisez depuis votre smartphone.
Pour retrouver plus facilement certaines de vos situations, vous pouvez les filtrer. Il vous suffit de renseigner les éléments qui vous intéressent. Après avoir sélectionné vos indicateurs de filtrages, cliquez sur le bouton Filtrer. Ensuite, cliquez sur Exporter pour retrouver la liste de vos situations sélectionnées sous format Excel.
Une fois votre liste exportée, retrouver-la dans l’onglet Coffre-Fort et télécharger-la en format Excel.
Coffre-fort
Le Coffre-fort vous permet de retrouver vos listes exportées et de visualiser toutes les photos que vous voulez exporter sous Excel. Appuyer sur télécharger pour retrouver l’ensemble des situations de votre liste dans un seul fichier Excel. Cette fonctionnalité permet de rédiger des audits rapidement et facilement.
Utilisateurs
Retrouvez la liste des utilisateurs dans l’onglet Utilisateurs. De plus, vous pouvez également ajouter à votre unité de nouveaux utilisateurs mais aussi en supprimer.
Entreprises
La section Entreprise vous permet de créer des unités et de hiérarchiser vos utilisateurs en les affectant à une unité.
Domaines
Cet onglet vous permet de paramétrer la liste des domaines de situation. Vous pouvez ainsi l’adapter en fonction des besoins de votre entreprise.
Types de situations
Sheq Instant vous prédéfinie automatiquement une liste de types de situations. Cependant tout comme la liste des domaines de situations, elle est entièrement paramétrable et modifiable en fonction des besoins de votre entreprise.
Rôles
3 types de rôles sont prédéfinis lors de l’installation de l’application :
- Administrator (à la main sur la totalité de l’entreprise)
- Manager (à la main que sur l’unité dans laquelle il est affecté et à accès à l’ensemble des situations de ses utilisateurs)
- Normal user (peut créer des situations et peut visualiser uniquement ses propres situations sur le Back Office)
Il est également possible de créer soit même ses propres rôles en fonction de vos besoins, en sélectionnant les différents accès que pourra profiter votre futur utilisateur/rice.
Sheq Instant est une application qui s’adapte à votre organisation et à vos besoins. Facile à utiliser pour rédiger des audits, cette application d’inspection mobile vous fera économiser du temps. Et bientôt de nouvelles fonctionnalités arrivent…
