Le meilleur outil pour réaliser des audits rapidement


 

Vous réalisez des formulaires d’inspection ou des audits au quotidien ?  Rédiger un audit prend du temps, ce processus est long et interminable. Une solution existe : SHEQ Instant est l’outil parfait pour rédiger des audits rapidement. Si vous souhaitez en savoir plus, alors cet article risque de vous intéresser. Sheq Instant va vous faciliter la vie. 

 

Qu’est-ce que SHEQ Instant ?

Sheq Instant est une application d’inspection mobile qui aide à élever les normes de sécurité et de qualité dans l’ensemble de l’organisation en numérisant les listes de contrôle. Sheq Instant est le moyen le plus rapide pour auditer en déplacement. Cette application a été pensé et développé pour améliorer votre productivité en facilitant le processus de rédaction d’audit et ainsi vous faire gagner du temps. 

 

Sheq Instant vous permet :  

  1. Créer vos propres formulaires d’inspection quel que soit votre secteur d’activité. 
  2. Analyser des situations et générer des rapports professionnels. Illustrer vos propos avec des photos et annoter-les en attribuant une note. Une fois votre audit terminé, enregistrer-le en toute sécurité sur votre compte.  
  3. Synchroniser tous vos rapports de vérification sur notre plateforme web. Puis exporter-les en format Excel pour ensuite les partager à vos collaborateurs. 

 

 

Comment utiliser SHEQ Instant ? Guide SHEQ Instant pour rédiger des audits rapidement

Application  outil pour rédiger des audits rapidement

Inscription 

Pour s’inscrire, il y a deux possibilités. Vous pouvez vous inscrire directement sur l’application mobile (disponible sur Google Play et Apple Store) ou sinon sur le site internet SHEQ Instant. Ensuite, il vous suffit de renseigner les informations nécessaires à l’inscription.  

Visuel de la page inscription de l'application mobile SHEQ Instant pour rédiger des audits rapidement

 

La page d’accueil 

La liste de vos situations se retrouve sur la page d’accueil. Elles sont en attentes d’une synchronisation. La synchronisation nécessite une connexion internet. Pour synchroniser, il vous suffit d’appuyer sur le bouton bleu. Une fois vos situations synchronisées, vous pourrez les retrouver sur la partie Back Office (le site web) et ainsi les traitées.  

Visuel de l'outil situation de l'application mobile SHEQ Instant, liste de tous vos audits en entente d'être exporter rapidement

 

Créer une situation 

Visuel de l'outil situation de l'application mobile SHEQ Instant, pour rédiger des audits rapidement

 

Ici, il vous faut compléter les informations. Dans un premier temps, vous devez sélectionner l’unité dans laquelle vous êtes affecté. Ensuite, sélectionnez le domaine de la situation que vous rencontrez (liste que vous pouvez entièrement paramétrer dans le Back Office). Puis, sélectionnez le type de la situation (liste prédéfinie en fonction du domaine de situation / liste également paramétrable). Evaluez la situation en cliquant sur les emojies. Prenez également des photos pour illustrer vos propos et commenter la situation. 

 

Si vous êtes hors-connexion, cliquer sur le bouton jaune. Cela permettra de mettre en attente votre situation. Une fois votre connexion internet récupérée, vous pourrez ensuite synchroniser la situation. Cette fonctionnalité est le meilleur moyen pour rédiger des audits rapidement et facilement.

 

 

Le Back Office

Tableau De Bord 

L’onglet Tableau De Bord, permet de visualiser vos situations crées sous formes de différents graphiques.  

  • Nombre d’utilisateurs 
  • Répartition des relevés selon les entités 
  • Répartition des relevés en bonnes et moins bonnes pratiques 
  •  

Tous ces éléments sont exportables pour une exploitation adaptée à votre besoin. 

 

 

Relevés De Situations 

Dans ce deuxième onglet, vous y retrouverez l’ensemble des situations que vous avez synchronisez depuis votre smartphone.  

Visuel de l'outil Relevés de Situations du site web SHEQ Instant, liste de tous vos audits rédigés rapidemenent

 

Pour retrouver plus facilement certaines de vos situations, vous pouvez les filtrer. Il vous suffit de renseigner les éléments qui vous intéressent. Après avoir sélectionné vos indicateurs de filtrages, cliquez sur le bouton Filtrer. Ensuite, cliquez sur Exporter pour retrouver la liste de vos situations sélectionnées sous format Excel.  

Une fois votre liste exportée, retrouver-la dans l’onglet Coffre-Fort et télécharger-la en format Excel. 

 

 

Coffre-fort 

Le Coffre-fort vous permet de retrouver vos listes exportées et de visualiser toutes les photos que vous voulez exporter sous Excel. Appuyer sur télécharger pour retrouver l’ensemble des situations de votre liste dans un seul fichier Excel. Cette fonctionnalité permet de rédiger des audits rapidement et facilement.

Visuel de l'outil Coffre Fort du site web SHEQ Instant, exporter vos audits rédigés rapidement

 

Utilisateurs 

Retrouvez la liste des utilisateurs dans l’onglet Utilisateurs. De plus, vous pouvez également ajouter à votre unité de nouveaux utilisateurs mais aussi en supprimer. 

Visuel de l'outil Utilisateurs du site web SHEQ Instant, créez vos utilisateurs rapidement pour qu'ils puissent rédiger des audits

 

 

Entreprises 

 

 

 

 

 

 

 

 

La section Entreprise vous permet de créer des unités et de hiérarchiser vos utilisateurs en les affectant à une unité. 

 

 

Domaines 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cet onglet vous permet de paramétrer la liste des domaines de situation. Vous pouvez ainsi l’adapter en fonction des besoins de votre entreprise.  

 

 

Types de situations 

Sheq Instant vous prédéfinie automatiquement une liste de types de situations. Cependant tout comme la liste des domaines de situations, elle est entièrement paramétrable et modifiable en fonction des besoins de votre entreprise. 

 

 

Rôles 

3 types de rôles sont prédéfinis lors de l’installation de l’application : 

  • Administrator (à la main sur la totalité de l’entreprise) 
  • Manager (à la main que sur l’unité dans laquelle il est affecté et à accès à l’ensemble des situations de ses utilisateurs) 
  • Normal user (peut créer des situations et peut visualiser uniquement ses propres situations sur le Back Office) 

 

Il est également possible de créer soit même ses propres rôles en fonction de vos besoins, en sélectionnant les différents accès que pourra profiter votre futur utilisateur/rice. 

 

Sheq Instant est une application qui s’adapte à votre organisation et à vos besoins. Facile à utiliser pour rédiger des audits, cette application d’inspection mobile vous fera économiser du temps. Et bientôt de nouvelles fonctionnalités arrivent… 

 

 

 

 

La communication au sein d’une entreprise : un problème ?

De nos jours, les problèmes de communication au sein des entreprises sont encore omniprésents. Ne pas les résoudre peut causer des dommages comme une perte de cohésion entre les équipes, une perte d’argent, de performance, de productivité et de motivation de la part des employés. Mais alors comment surmonter ces problèmes de communication ?

Les problèmes de communication en entreprises sont divisés en 4 parties :  

  • Compréhension : Bien connaitre les différentes composantes de l’entreprise, son rôle et ses attentes. Une mauvaise attention sur ses employés entraine une mauvaise compréhension et appréhension des enjeux.  
  • Clarté : Un manque de transparence lors de la transmission d’information entraine une information altérée. Un mauvais message diffusé peut être mal compris et générer des conflits provoquant un climat désagréable.  
  • Quantité et ponctualité: Trop ou pas assez d’informations, transmisses trop tôt ou trop tard génère des réactions excessives et des quiproquos pouvant distraire l’attention et l’implication de ses employés dans leur travail.  
  • Critères et normes : Établir une politique de communication au sein de l’entreprise est indispensable et nécessaire, pour réduire le partage de fausses informations et les erreurs   

 

 

Comment surmonter ces problèmes ?

 Conseil sur les problèmes de communication en entreprise

 

 

 

 

 

 

 

 

Chaque problème a sa solution. Ainsi, il existe de nombreuses astuces pour améliorer la communication au sein de son entreprise. Certaines seront plus efficaces que d’autres. Cependant, il est important qu’elles soient cohérentes avec la politique et la culture de votre entreprise.

 

Nos conseils pour les surmonter ces problèmes

 

  • Être à l’écoute

Faire participer tous les membres de son équipe à l’élaboration et à l’organisation d’un projet, tout en prenant en considération les avis. Puis effectuer un feedback permet d’installer un climat de confiance et de fluidifier les échanges internes. Mieux vaut dire non qu’une absence de réponse.

  • Une trace écrite

Établir des traces écrites sur papier ou informatique permet de conserver les informations importantes dans la tête des collaborateurs. Désigner une personne en charge de résumer chaque réunion ou présentation est une bonne pratique à adopter dans le processus d’amélioration de la communication interne. De plus, la mettre à disposition des salariés pour que les salariés puissent la consulter à tout moment. Toutefois la course à la trace écrite surcharge nos serveurs de mails inutiles ! Un saut dans le bureau voisin ou un appel téléphonique permet un échange direct sans risque d’incompréhension sur une tournure de phrase mal perçue.  

  • NTIC ou TIC 

L’utilisation des technologies (comme l’application SHEQ Instant) pour améliorer la communication peut être une solution. On a souvent comme idée préconçue que adopter des outils informatique au sein d’une entreprise peut freiner la communication entre les intervenants. Ou encore que les smartphones/tablettes ne sont pas des outils de travail. Mais que ce sont des outils qui servent uniquement au divertissement personnel.  Insuffisamment démocratisé dans le milieu professionnel, aujourd’hui la plupart des outils numériques permettent une amélioration de la communication. Soit la cohésion de vos équipes, des conditions de travail et votre performance. Une solution à portée de main et à ne pas négliger !

À retenir, ce n’est pas l’outil qui fait le professionnel mais il peut faire la différence selon son usage et celle ou celui qui le manie.  

 

 

 

Évolution du digital : tout va pour le mieux dans le meilleur des mondes!

Bonjour,

Aujourd’hui nous allons aborder le sujet de la digitalisation. Pour vous la digitalisation ça évoque quoi ? Il est vrai que ce mot est très général et signifie plusieurs choses à la fois.

Très concrètement la digitalisation est l’évolution informatique, technologique et du monde internet. L’objectif de la digitalisation n’est pas de remplacer mais d’améliorer des outils, objets ou professions dans un seul et unique but gagner en performance.

Pour certain la digitalisation fait peur, c’est pour cette raison qu’elle peine à être totalement démocratisé dans certains milieux car nous avons souvent tendance à penser digitalisation = suppression. Or la digitalisation, il ne faut pas la voir comme un ennemi, mais plutôt comme un allié qui nous aidera à avancer et être plus performant tout en gagnant de l’efficacité. Son objectif principal ne sera jamais de supprimer elle ne fera qu’améliorer notre quotidien par exemple le courrier est toujours d’actualité mais a évolué vers l’e-mail , les magasins vers le e-commerce, les salons vers les salons virtuels ou forum web, notamment avec la crise sanitaire que nous traversons, nous ne pouvons plus fermer les yeux.

Pourquoi la digitalisation est-elle indispensable aujourd’hui ?

La digitalisation en entreprise est indispensable pour tout type d’organisation. La nouvelle génération Y dites 100% connectée est la génération de la transformation digitale à l’état personnel et professionnel. Le consommateur est digitalisé, il se renseigne dans un premier temps sur internet et peut éventuellement acheter ou vendre un produit/service sur ce canal.  

La digitalisation permet un gain de temps dans l’exécution de certaines tâches fastidieuses et dans notre organisation quotidienne. Elle simplifie les communications intra et inter-entreprises, elle permet d’automatiser certains contrôles même à travers des logiciels aussi basiques qu’Excel.

Digitaliser, c’est penser aux usages et aux gains potentiels pour que chaque retour sur investissement en informatique, en robotique ou sur de l’automatisme soit mesurable facilement.

Les outils évoluent rapidement. Pour autant, la dernière technologie n’est pas toujours la plus fiable, ni la plus éprouvée. Il faut garder du recul pour réellement gagner en compétitivité plutôt qu’investir dans des gadgets.

Elle permet un gain de temps dans l’exécution de certaines tâches fastidieuses, et dans votre organisation, une communication simplifiée entre différents départements et évite les erreurs, améliore les conditions de travail, gain d’argent donc joue directement sur la rentabilité de votre entreprise. La digitalisation est une partie intégrante de la vie et évolue de jour en jour et il faut être en capacité d’être à jour à la moindre évolution. Grâce à tous ces avantages elle vous permettra d’être plus compétitif, d’élargir vos champs des possibles et de prendre de la hauteur.

Les limites de la digitalisation ?

La digitalisation possède aussi ses limites. En 2020 plus de la moitié de la planète est connectée soit 53.6 % de la population.

Dans les pays développés 80 % de la population a déjà eu un accès à Internet, a contrario pour les pays en développement seulement 45.3 % de la population a déjà utilisé internet. Cette disparité est justifiée par le manque d’infrastructures (3-4G) dans certains pays. Le prix d’accès aux services internet est également relevé comme un véritable frein.

Internet, aujourd’hui, est un enjeu primordial dans le développement économique d’un pays. Malgré tout nous constatons encore, en 2021 des disparités énormes entre pays du “Nord” et du “Sud”.

La filière du numérique nécessite beaucoup de ressources naturelles notamment à travers l’exploitation des terres rares pour les micro-processeurs et les batteries. C’est un véritable enjeu également pour le refroidissement des Datacenters responsables de 4 % des émissions de gaz à effet de serre.

Il est primordial de notre devoir d’être vigilant, de contrôler et équilibrer notre digitalisation tout en étant conscient de son impact sur l’environnement.

Digitaliser oui, mais en conservant la réparabilité et la durabilité de nos équipements.

Inspiré librement de l’article les échos

N’hésitez pas à commenter ou partager, je serais ravie d’échanger avec vous sur ce sujet.

Elizenn